Unausgeschöpftes, digitales Potential findet sich nicht nur in der Industrie, sondern auch in Ihrem Büro
Industrie 4.0 ist längst bekannt und in aller Munde. Doch viele übersehen, dass dafür auch das Büro oftmals fit gemacht werden muss. Dabei bietet mittlerweile das Internet der Dinge (IoT) so viele Möglichkeiten, die Unternehmen für Ihre Verwaltung einfach nicht nutzen und liegen lassen. Maximal werden elektronische Dokumente wie Rechnungen oder Belege bearbeitet, das papierlose Büro wird zumindest versucht und dem ein oder anderen sagt auch die Abkürzung ZUGFeRD etwas. Oftmals endet das Büro 4.0 hier schon. Dabei ist die Optimierung der Verwaltungsprozesse und des Büros an sich mindestens genauso wichtig und gewinnbringend wie die Industrie 4.0.
Wie das Büro 4.0 die Räumlichkeiten beeinflusst
So hat das Büro 4.0 beispielsweise zunehmend Auswirkungen auf die Gestaltung der Büroräume. Digitalisierung und der wachsende Wunsch immer flexibler arbeiten zu können, sorgen dafür, dass das klassische Konzept eines Tisches, eines festen Monitors und eines Stuhls davor immer öfter luftigen Sitzecken, CoWorking-Plätzen und loungeähnlichen Sesseln weichen. Das Tablet auf dem Schoß ermöglicht dies schließlich. Auch Stehpulte, an denen die ungesunde Sitzhaltung verlassen werden kann, finden sich immer häufiger. Dass Firmen im Kampf um die besten Mitarbeiter aufrüsten und fortschrittlicher werden müssen, liegt mit Sicherheit auch an der neuen Generation Mitarbeiter, die mehr und mehr in das Berufsleben eintritt und hohe Erwartungen an ihren Arbeitgeber und das gesamte Arbeitsumfeld stellt. Und gute Mitarbeiter sind für das Überleben eines Unternehmens schließlich essenziell.
Das moderne Büro beinhaltet auch HomeOffice
Flexibles Arbeiten bedeutet natürlich auch die Möglichkeit eines HomeOffices. Auch wenn viele Unternehmen (bei denen ein Homeoffice theoretisch möglich wäre) sich noch dagegen wehren, möchten Mitarbeiter oftmals auch von zuhause aus arbeiten, um ihr Privatleben besser mit dem Job verbinden zu können. Durch Microsoft Teams, um nur ein Beispiel zu nennen, ist die Zusammenarbeit mit Kollegen kein Problem mehr. Viel wichtiger wird hier nun der Aspekt der Sicherheit. Sind Endgeräte und Systeme ausreichend geschützt, um außerhalb des Büros zu arbeiten? Die Firewall im Büro hilft dann nämlich nicht immer. Nur mit einem aufgebauten VPN-Tunnel ist die Verbindung verschlüsselt. Hier liegt eins der Risiken des Büro 4.0. Sind Ihre Daten auch im Bezug auf DSGVO sicher?
Tippex und Taschenrechner sterben langsam aus
Neben dem Arbeitsort und der Büroaufteilung und -einrichtung verändert sich bei dem Büro 4.0 vor allem die (technische) Ausstattung. Altbekannte Geräte und Büroprodukte sterben nach und nach aus. Beste Beispiele hierfür sind das Fax und der Over-Head-Projektor. Aber auch Bürobedarf wie ein Telefonbuch, Tippex, Taschenrechner und Wiedervorlagemappen verschwinden allmählich. Neue Technologien begünstigen ihr Aussterben. Die Vorteile liegen vor allem in Einsparungen und ihrer Schnelligkeit in einzelnen Arbeitsprozessen, z.B. durch Automatisierungen von Arbeitsschritten, helfenden Programmen und KI. Wenn Sie Kosten einsparen, Büroprozesse optimieren und Mitarbeiter langfristig an sich binden möchten, werden Sie um das Büro 4.0 nicht drum herumkommen. Denn ein Mitarbeiter, der online Rechnungen bearbeiten und versenden kann, benötigt weniger Papier, weniger Druckertinte und weniger Zeit zum Ausdrucken und Versenden.
Neue Möglichkeiten der Kommunikation
Auch die Kommunikation im Büro wird sich zunehmend ändern. Besuchte man früher die Kollegen einige Zimmer weiter, griff man irgendwann eher zum Telefon. Mittlerweile setzen Mitarbeiter mindestens genauso häufig auf Messenger-Dienste. Hier gilt es jedoch die DSGVO-Bestimmungen einzuhalten, denn nicht jede Firmeninformation oder jeder Kundenkontakt sollte über Whatsapp dem Kollegen mitgeteilt werden. Eine DSGVO-freundlichere Variante kann da beispielsweise Microsoft Teams darstellen. Chatten, Intranet, die Organisation in Teams, Video- und Sprachanrufe sowie das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit an verschiedenen Orten sind hier in einem Tool möglich. Vorbei also die Zeit, in der Mitarbeiter A ein Dokument erstellt, es per Mail verschickt und Mitarbeiter B dies herunterlädt, bearbeitet und so eine zweite, dritte und vierte Version erstellt, bis schließlich niemand mehr den Überblick hat, welche nun die aktuellste ist. Auch hier eliminiert das Büro 4.0 Fehlerquellen und macht das moderne Arbeiten einfacher und angenehmer und letztendlich effizienter.
